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Fragen an unsere Experten: interne Kommunikation und Zusammenarbeit

Die Faktoren Zeit und Usability sind bei unseren Kunden regelmäßig ein Thema. Kombiniert mit dem Wunsch nach verbesserter interner Kommunikation und der Optimierung der IT-basierten Prozesse in der Zusammenarbeit formiert sich dann häufig die Frage nach einem effizient eingesetzten Intranet. In unserem Beispiel werden die Fragen von Herrn Neumann durch unseren Senior Consultant und SharePoint-Spezialisten Florian Busch beantwortet:

Herr Neumann: Ja, Herr Busch, ich hatte es ja angedeutet: Wir denken gerade darüber nach, unsere interne Kommunikation und die damit verbundenen Abläufe neu zu strukturieren. Bei der Sichtung der aktuellen Situation sind mir wieder unsere unterschiedlichen Ablageorte wie File-System, die öffentlichen Ordner in Outlook und diverse Excel-Tabellen vor die Füße gefallen. Wie können Sie uns an dieser Stelle unterstützen, klarere Strukturen zu schaffen?

Herr Busch, ATD: Ja, Herr Neumann, da geht es Ihnen wie vielen unserer Kunden. Ihr Vorteil ist, dass Sie Ihre Schwachstellen schon klar formuliert haben. Und genau dort setzen wir mit unseren Intranet-Konzepten an.

Herr Neumann: OK, und was bedeutet das konkret?

Herr Busch, ATD: Konkret bedeutet das, dass wir im ersten Schritt gemeinsam mit Ihnen analysieren, welche Dokumente in welcher Struktur abgelegt werden müssen und welche Unternehmens-Prozesse Sie in Zukunft besser unterstützen möchten. Genau diese Informationen nutzen wir dann für die konzeptionelle Entwicklung Ihres Intranet-Portals.

Herr Neumann: Konzeptionelle Entwicklung und Intranet-Portal: das klingt nach einer Menge Geld.

Herr Busch, ATD: Ja, das ist eine wichtige Entscheidung für die Zukunft Ihres Unternehmens. Die Basis-Technologie, die wir in solchen Projekten einsetzen, ist SharePoint Foundation. Und die ist über den Windows-Server bei Ihnen im Unternehmen bereits lizensiert. Sie müssen also kein zusätzliches Geld für Software-Lizenzen ausgeben.

Unsere gemeinsame konzeptionelle Vorarbeit dient dazu, im nächsten Schritt strukturiert bewertbar zu machen, welcher Entwicklungsschritt was kostet und wieviel Nutzen Sie daraus ziehen werden.

Herr Neumann: Aha, wir gehen dann also stufenweise vor.

Herr Busch, ATD: Ja genau, und bei der Einführung des Systems ist es auch wichtig zu berücksichtigen, welche Arbeitsprozesse sich für Ihre Mitarbeiter verändern. In Zukunft können Sie dann Ihre Dokumente und Daten strukturiert ablegen, diese mit digitalen Workflows verknüpfen und die Informationen im Intranet/ Extranet oder auch auf mobilen Devices für Ihre Mitarbeiter nutzbar machen. Ein großes Plus dieses Systems ist die extrem leistungsfähige Suche, die die Recherchezeiten deutlich verringert.

Herr Neumann: Herr Busch, das klingt sehr überzeugend. Ich freue mich auf ein erstes Treffen mit dem Team und bin gespannt, wo SharePoint uns in Zukunft weiterhilft.