Managed E-Mail Archivierung

Unternehmen in Deutschland sind rechtlich verpflichtet, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu und manipulationssicher aufzubewahren. Der Gesetzgeber macht an dieser Stelle keinen Unterschied mehr zwischen E-Mails und Geschäftsdokumenten in Form von Brief oder Fax. Dieser Pflicht kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer rechtssicheren E-Mail-Archivierungslösung nachgekommen werden.

Vorteile der E-Mail Archivierung

Eine E-Mail-Archivierung darf aufgrund der geltenden gesetzlichen Anforderungen in keinem Unternehmen fehlen. Aber auch über die rechtlichen Aspekte hinaus bietet die Archivierung von E-Mails zahlreiche weitere technische und wirtschaftliche Vorteile.

Rechtliche Sicherheit
Jede E-Mail durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Dies kann nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung sichergestellt werden. Die vollständige, originalgetreue und manipulationssichere Archivierung aller E-Mails ermöglicht zudem die Nutzung von E-Mails als Beweis und verbessert so den Standpunkt Ihres Unternehmens bei rechtlichen Konflikten.

Vollständiger Schutz vor Datenverlusten
E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mit Hilfe unseres ManagedArchiveService können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.

Server entlasten und IT-Kosten reduzieren
Gerade in größeren Unternehmen stellt das kontinuierlich wachsende E-Mail-Volumen eine Herausforderung dar. Steigende Storage-Anforderungen und immer komplexer werdende Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. Durch die Auslagerung von E-Mails in ManagedArchiveService kann diese Entwicklung nachhaltig vermieden werden.

Abschaffung von Postfachbegrenzungen und PST-Dateien
Postfachbegrenzungen und die Auslagerung von E-Mails in PST-Dateien als Mittel zur Begrenzung des Speicherverbrauchs eines E-Mail-Servers werden durch die E-Mail-Archivierung mit ManagedArchiveService überflüssig.

Schnelle Suche steigert die Produktivität
E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. Unser ManagedArchiveService ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität in Ihrem Unternehmen.

One-Click-Restore für alle Anwender
Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das aufwändige Restore von Backups durch den Administrator entfällt völlig.

Verteilte E-Mails zusammenführen
Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail-Server, Anwender-Rechner oder externe Anbieter. Mit Hilfe von ManagedArchiveService können alle E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden.

E-Mails müssen dauerhaft sicher aufbewahrt werden

Die Nutzung des Internets ist mittlerweile allgemein üblich. Das hat dazu geführt, dass die elektronische Post auch im geschäftlichen Bereich alltäglich genutzt wird. Anfragen, Angebote oder auch Rechnungen werden immer häufiger per E-Mail ausgetauscht. Bereits 2006 wurden weltweit mehr als 22 Milliarden geschäftliche E-Mail-Nachrichten versandt. Viele Gewerbetreibende beachten dabei bisher aber nicht ihre Buchführungspflicht. Wie jedes für den Geschäftsbetrieb ausgetauschte Papierdokument müssen auch E-Mails dauerhaft sicher aufbewahrt werden.

In den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften werden Buchführungspflichten und damit zusammenhängende Aufbewahrungspflichten festgelegt. Die Grundlagen hierfür finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenordnung (AO) und im Umsatzsteuergesetz (UStG). Neben diesen gesetzlichen Grundlagen gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Diese Grundsätze sind nur zum Teil schriftlich festgehalten und leiten sich aus den Gesetzen und Verordnungen her wie auch aus der Wissenschaft, aus der Praxis, aus Empfehlungen von Verbänden und aus der Rechtsprechung. Ergänzt wird dies schließlich noch durch die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Aus den genannten Vorschriften ergibt sich eine Archivierungspflicht über einen Zeitraum von sechs beziehungsweise zehn Jahren. Tatsächlich ergeben sich in der Regel sogar noch längere Zeiträume, da die Archivierungspflicht erst mit dem Abschluss des letzten das Buchungsjahr betreffenden Vorganges beginnt.

Absolute Sicherheit und Vertraulichkeit mit unserer Cloud-Lösung

Mit unserem Managed Service für Ihr E-Mail Archiv in der Cloud kann Ihr Unternehmen die sonst üblichen Zeit- und Kostenaufwände bei der Einführung und dem Betrieb einer E-Mail-Archivierungslösung umgehen, ohne dabei Kompromisse bei der Sicherheit, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten eingehen zu müssen.

Wir empfehlen unsere Cloud Lösung für die E-Mail Archivierung allen Kunden, die keine eigene Hardware betreiben wollen und die die Verantwortung für den Betrieb der E-Mail Archivierung professionell von Spezialisten durchführen lassen wollen.

Ohne Konfigurationsaufwand in Ihren Netzwerkstrukturen und ohne irgendeine Änderung Ihrer Prozesse können Sie innerhalb weniger Stunden ein funktionsfähiges E-Mail Archiv betreiben, sind rechtlich abgesichert und können alle zusätzlichen Vorteile eines E-Mail Archivs nutzen.

Die ATD Managed E-Mail-Archivierung ist die optimale Lösung für alle Unternehmen, die die unvermeidbare Aufgabe, E-Mails zu archivieren, schnell und einfach einführen möchten, ohne weitere Prozesse im Unternehmen zu ändern. Unsere Lösung ist mit allen gängigen E-Mail-Anwendungen kompatibel und kann einfach in die bestehende Umgebung integriert werden.

Rechtliche Konsequenzen

Vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen (den sogenannten KMUs) ohne große IT-Infrastruktur wird der elektronischen Geschäftskorrespondenz noch nicht die gleiche Bedeutung beigemessen wie den Papierbelegen. Dies kann unter Umständen aber erhebliche finanzielle und auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Neben einer möglichen Steuerschätzung können Verstöße gegen die Archivierungspflicht durchaus auch zu strafrechtlichen Konsequenzen führen.

Eine vorsätzliche Verletzung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist nach § 283 und §.283 b Strafgesetzbuch (StGB) mit Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren bedroht. Die objektiven Bedingungen für die Strafbarkeit sind gemäß der genannten Paragraphen des StGB die infolge von Überschuldung erfolgte Zahlungseinstellung, die Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder die Abweisung des Insolvenzantrages mangels Masse.

Außerdem liegt bei einer Verletzung der steuerlichen Archivierungspflichten keine ordnungsgemäße Buchführung vor und es droht deshalb unter Umständen eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO, die in den meisten Fällen zum Nachteil des steuerpflichtigen Unternehmens ausfallen wird.

Neben den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften sind bei der E-Mail-Archivierung auch weitere spezifische Vorschriften zu beachten. Wichtig sind vor allem die Bestimmungen des Datenschutzes, die der Archivierungspflicht auch widersprechen können. Denn private E-Mails von Mitarbeitern dürfen zum Beispiel nicht archiviert werden. Hier ist es ratsam, gegebenenfalls eine Betriebsvereinbarung zu verabschieden, die den privaten E-Mail-Austausch über ein Firmen-E-Mail-Konto verbietet.

Abgesehen von der rechtlichen Sicherheit bringt die rechtssichere Archivierung aber auch weitere Vorteile mit. So ist der Zugriff auf die E-Mails vereinfacht und versehentlich gelöschte E-Mails sind nicht dauerhaft verloren. In den E-Mails enthaltene Informationen können also über den gesamten Archivierungszeitraum in kurzer Zeit wieder aufgefunden werden.

10 goldene Regeln zur E-Mail Archivierung

Da sich in den entsprechenden Gesetzen und Verordnungen keine genauen Aussagen für eine rechtssichere Archivierung finden lassen, hat der Verband Organisation- und Informationssysteme (VOI) zehn goldene Regeln formuliert. Diese sind hier in der komprimierten Form der Computer-Zeitschrift c’t abgedruckt:

  1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisatorischen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
  2. Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
  4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
  5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
  6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
  7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, also aus dem Archiv gelöscht werden.
  8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert sein.
  9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
  10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt werden.
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